Von Kayleigh Rogers, Beraterin von  American Express Global Business Consulting

Die verheerenden Erdbeben in der Türkei und in Syrien im Februar 2023 waren eine traurige Mahnung, dass Fürsorgepflichten und das Travel-Risk-Management nichts an Bedeutung verloren haben. Die ISO 31030 ist für Unternehmen ein guter Leitfaden.

Die Internationale Organisation für Normung (ISO), ein unabhängiger und nichtstaatlicher internationaler Verein, dem Normierungs-Organisationen aus 168 Ländern angehören, hat die ISO 31030 entwickelt. Die Norm ermöglicht es Unternehmen, den Umfang und die Wirksamkeit der Fürsorge zu messen, die sie ihren Reisenden zukommen lassen.

Die Norm soll der weltweite Standard für Travel-Risk-Management werden und hat das Ziel, „eine Kultur zu fördern, in der Reiserisiken ernst genommen werden und ihr Management angemessen budgetiert wird“.

Der Nutzen einer Travel-Risk-Kultur geht weit über das Wohlergehen der Reisenden hinaus. Der Schutz der Unternehmenswerte, geringere rechtliche Risiken, sicherere Lieferketten und gesichertes Vertrauen der Investoren sind nur einige der vielen Vorzüge eines effektiven Managements von Reiserisiken. Die ISO 31030 verlangt von Travel Managern wie von Sicherheitsbeauftragten, den Blick über eher offensichtliche Risiken hinaus zu richten und weitere Faktoren zu berücksichtigen, die vom Zustand der Straßen über die Verfügbarkeit von Mobilfunknetzen bis zur physischen und psychischen Gesundheit der Reisenden reichen.

Warum das wichtig ist

Die Umsetzung der ISO 31030 erfordert gegenwärtig keine formale Beglaubigung, und es ist Unternehmen nicht vorgeschrieben, den Empfehlungen zu folgen. Allerdings unterliegen Unternehmen einer Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Geschäftsreise, und möglicherweise auch dort, wo Geschäfts- und Erholungsreise miteinander verbunden werden (Bleisure).

Auch, wenn er heute also nicht verpflichtend ist, wird der Standard der ISO 31030 an Bedeutung gewinnen. In den vergangenen Jahren haben Gerichte die Konsequenzen für Unternehmen klargemacht, die nicht nachweisen können, zum Schutz ihrer Reisenden alles in ihrer Macht Stehende zu tun. So hatte Entwicklungshelfer Steve Dennis seinen früheren Arbeitgeber, die Norwegische Flüchtlingshilfe, wegen einer Entführung aus einem Flüchtlingscamp in Kenia verklagt und den Prozess 2015 gewonnen. Das Gericht in Oslo befand, die Flüchtlingshilfe habe ihre Fürsorgepflichten vernachlässigt.

Mögliche Lücken

Die ISO 31030 deckt alle Aspekte geschäftlichen Reisens ab. Es gibt in den Reiseprogrammen aber Bereiche, in denen Lücken im Risikomanagement wahrscheinlicher sind als anderswo. Zum Beispiel:

• das Fehlen vorgeschriebener Buchungsprozesse;
• keine Durchsetzung der vorgeschriebenen Buchungsprozesse;
• fehlende Genehmigungspflicht für bestimmte Reisen;
• fehlende Risikoeinschätzungen für Geschäftsreisen;
• keine Berücksichtigung von Reiserisiken in den Reiserichtlinien;
• mögliche Änderungen der Beschaffungsprozesse;
• fehlende Risiko-Informationen für Reisende;
• fehlende Sicherheits-Trainings für Reisende.

Erste Schritte

Das Geschäftsreiseaufkommen erholt sich – das ist für Unternehmen eine gute Gelegenheit, ihr Travel-Risk-Management auf den neuesten Stand zu bringen und die Leitlinien der ISO 31030 als umfassenden Rahmen zu nutzen. Das ist ohne Zweifel sehr viel Arbeit. Travel Manager können aber Schritt für Schritt vorgehen.

• Ermittlung der Lücken im Risikomanagement;
• Festlegung der Beteiligten an Travel-Risk-Prozessen und Bewertung des unternehmerischen Risikoprofils;
• Einbindung von Sicherheits-Spezialisten und -Dienstleistern;
• Prüfung möglicherweise notweniger Änderungen der Buchungsprozesse, gemeinsam mit der Travel Management Company;
• Prüfung der Einführung eines Genehmigungstools wie „Expert Auditor“ von Amex GBT, das sowohl die Einhaltung des Budgets als auch sicheres Reisen unterstützt. „Expert Care“ von Amex GBT kann dabei helfen, Fürsorgepflichten zu managen, also zum Beispiel Gefahren zu erkennen und auch, welche Mitarbeiter den größten Risiken ausgesetzt sind, und außerdem jederzeit ermitteln zu können, wo sich Reisende gerade aufhalten;
• Einführung zusätzlicher Sicherheitsabfragen für den Einkauf von Leistungsträgern, Prüfung erweiterter Hotelabdeckung an Risiko-Standorten;
• Nutzung dieses Vorgehens als positive Gelegenheit, damit nicht außerhalb des Reiseprogramms gebucht wird.

Mit der ISO 31030 können Travel Manager einen Best-Practice-Ansatz verfolgen, der sie dabei unterstützt, Reiserisiken effektiver zu managen und damit sowohl die Reisenden als auch das Unternehmen zu schützen.

American Express Global Business Consulting berät Sie zur Umsetzung der ISO 31030 in Ihrem Unternehmen.